Política de tratamiento de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

HANSEATICA SAS

 

Razón social: HANSEATICA SAS

Nit: 860.008.424-6

Domicilio: Cra 19B No. 168 – 70

Teléfono: 7432040

Correo electrónico: hanseatica@hanseatica.com.co

Página web: www.hanseatica.com.co

 

  1. ALCANCE

 

Esta política de protección de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de HANSEATICA SAS, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales.

 

  1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la constitución política, la Ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por HANSEATICA SAS respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

 

 

  1. DEFINICIONES

 

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

 

3.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

3.2 Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad se comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

3.3 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

3.4 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.5 Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la constitución política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

3.6 Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

3.7 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos

3.8 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento

3.9 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos

3.10 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento

3.11 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

 

 

  1. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

 

HANSEATICA SAS   podrá hacer uso de los datos personales para:

 

4.1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.

4.2. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.

4.3. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.

4.4. Evaluar la calidad del servicio.

4.5. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

4.6. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por HANSEATICA SAS y/o por terceras personas.

4.7. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.

4.8. Soportar procesos de auditoría interna o externa.

4.9. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de HANSEATICA SAS.

4.10. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

4.11. Suministrar, compartir, enviar o entregar, cuando sea expresamente necesario, sus datos personales a las empresas ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

 

Respecto de los datos:

 

  • recolectados directamente en los puntos de seguridad.
  • tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad.
  • obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de HANSEATICA SAS.

Estos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de HANSEATICA SAS y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, HANSEATICA SAS no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

  • exista autorización expresa para hacerlo.
  • sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
  • sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
  • sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de HANSEATICA SAS o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto.
  • la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad.
  • que sea requerido o permitido por la ley HANSEATICA SAS podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, HANSEATICA SAS advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

 

 

  1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

El tratamiento de datos personales en HANSEATICA SAS se regirá por los siguientes principios:

 

5.1. Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular..

5.2. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

5.3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5.4. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de HANSEATICA SAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

5.5. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la mencionada ley y la constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

5.6. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de HANSEATICA SAS se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

5.7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el titular podrá negarse a autorizar su tratamiento.

 

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE HANSEATICA SAS

 

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de HANSEATICA SAS:

6.1. Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de HANSEATICA SAS, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

6.2. Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.

6.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.

6.4. Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal

6.5. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

6.6. Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

 

  1. DEBERES DE HANSEATICA SAS

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que HANSEATICA SAS. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones:

7.1. Deberes cuando actúa como responsable:

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
  • Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Actualizar la información cuando sea necesario.
  • Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

 

7.2. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

 

  • Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

  1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, HANSEATICA SAS solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

 

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en el que HANSEATICA SAS no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

  1. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

HANSEATICA SAS solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

  1. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:

El área Administrativa y Financiera de HANSEATICA SAS será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 6 de la presente política, a excepción del descrito en su literal 6.5. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico hanseatica@hanseatica.com.co, llamar a la línea telefónica de HANSEATICA SAS en Bogotá teléfono (1) 7432040, o radicarla en las siguiente dirección que corresponde a nuestra oficina ubicada en la Cra 19B No. 168 – 70, Bogotá.

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 HANSEATICA SAS procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.hanseatica.com.co dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de HANSEATICA SAS

 

 

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, HANSEATICA SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

 

  1. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales fue creada en enero de 2015 y entra en vigencia a partir del día 1 de Febrero de 2015. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.hanseatica.com.co

 

Atentamente,

 

HANSEATICA SAS

DOMICILIO: Cra 19B No. 168 – 70, Bogotá

 

 

 

 

 

 

 

AVISO DE PRIVACIDAD

 

Señores

CLIENTES / PROVEEDORES / EMPLEADOS

Ciudad

 

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013, en el cual usted con la respuesta a este correo,  manifiesta que ha sido informado por HANSEATICA SAS de lo siguiente:

 

  1. HANSEATICA SAS actuará como Responsable del Tratamiento de datos personales de los cuales usted es el titular y que, podrá recolectar, usar y tratar sus datos personales conforme la política de tratamiento de datos personales de HANSEATICA SAS la cual adjunto en este correo.
  2. Que usted ha sido informado sobre la(s) finalidad(es) de la recolección de los datos personales, las cuales están contenidos en la política adjunta en este correo.
  3. Sus derechos como titular de los datos son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
  4. Sus derechos pueden ser ejercidos a través de los canales dispuestos por HANSEATICA SAS, correo electrónico y/o directamente en las oficinas.
  5. Mediante los canales como correo electrónico, o directamente a las oficinas, usted podrá radicar cualquier tipo de requerimiento relacionado con el tratamiento de sus datos como titular.
  6. HANSEATICA SAS garantizará la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de sus datos y se reservará el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento y cualquier cambio será informado oportunamente por correo electrónico.

 

Teniendo en cuenta lo anterior, usted autoriza de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a HANSEATICA SAS, para tratar sus datos personales.

 

 

Apreciado Cliente/Proveedor/Empleado

 

 

Reciba un cordial saludo de:

HANSEATICA SAS